Business Correspondence: Inquiries, Complaints, and Apologies
Enquiry Letter
We met at Barcelona’s trade fair and were impressed by the high quality of your products.
We are writing to inquire about your garden furniture. Our company specializes in importing exotic furniture, and we are particularly interested in your mahogany chairs and tables.
We would be grateful if you could send us your catalog and price list. As a large company, we anticipate purchasing in bulk. Please let us know if you offer discounts for bulk orders.
Additionally, could you provide your payment and delivery terms? We look forward to hearing from you.
Sincerely,
Laura
Nos conocimos en la feria de Barcelona y pudimos ver la alta calidad de sus productos.
Le escribimos para preguntarle sobre sus muebles de jardín. Somos una empresa que importa muebles exóticos. Estamos especialmente interesados en sus sillas y mesas de caoba.
Le agradeceríamos si pudiera enviarnos su catálogo y lista de precios. Somos una empresa grande y necesitaremos comprar grandes cantidades, háganos saber si ofrece algún descuento para pedidos al por mayor.
Además, ¿podría enviarnos sus condiciones de pago y entrega?
Esperamos con interés escuchar de usted.
Answer
Thank you for your email of February 2nd inquiring about our mahogany tables and chairs.
As requested, we are attaching the catalog and price list (PDF file). Regarding discounts for bulk orders:
- We are pleased to offer a 5% discount for orders over €5,000.
- We regret that we cannot offer any discounts for smaller orders.
Our delivery terms are dispatch within 3 days.
Our payment terms are net 30 days by bank transfer or cash in advance.
If you need any further information, please do not hesitate to contact us.
Sincerely yours,
Nombre
Gracias por su correo electrónico del 2 de febrero preguntando por nuestras mesas y sillas de caoba.
Como solicitó, adjunto el catálogo y la lista de precios.
Con referencia a descuentos para pedidos al por mayor:
- Nos complace informarle un descuento del 5% para pedidos superiores a 5.000€.
- Lamentamos informarle que no podemos ofrecerle ningún descuento para pedidos más pequeños.
En cuanto a nuestros términos de entrega, enviamos dentro de 3 días.
Nuestras condiciones de pago son 30 días netos por transferencia bancaria o efectivo por adelantado.
Si necesita más información, no dude en contactarnos.
Complaint
I am writing to complain about the poor service we have received from your company. Firstly, the goods you sent were not the ones we ordered. Our order of September 16th clearly stated that we wanted 1,000 t-shirts; however, we only received 800. Furthermore, we asked you to print our company logo in the top left corner of the shirts, but it was printed in the center.
To make matters worse, your staff were unhelpful when I called. Above all, no one took responsibility for resolving the problem. I was simply passed from person to person. After 30 minutes, I gave up in frustration and ended the call.
We have been your customers for more than five years. As a result, we are considering stopping all future business with your company.
Taking everything into consideration, we must insist on an immediate replacement order, to arrive within 14 working days, at no cost to ourselves.
Le escribo para quejarme del mal servicio que hemos recibido de su empresa. En primer lugar, los productos que envió no fueron los que pedimos. Nuestro pedido del 16 de septiembre indicaba claramente que queríamos 1.000 camisetas; sin embargo, solo recibimos 800. Además, le pedimos que imprimiera el logotipo de nuestra empresa en la esquina superior izquierda de las camisetas, pero se imprimió en el centro.
Para empeorar las cosas, su personal fue muy inútil cuando llamé. Sobre todo, nadie asumió la responsabilidad de resolver el problema. Simplemente me pasaron de persona a persona. Después de 30 minutos, me di por vencido y colgué.
Hemos sido sus clientes durante más de 5 años. Como resultado, estamos considerando detener todos los negocios futuros con su compañía. Tomando todo en consideración, debemos insistir en un pedido de reemplazo inmediato, que llegue dentro de 14 días hábiles, sin costo para nosotros.
Apology
Dear…
I am writing in relation to your complaint about order number 1213.
I would like to apologize for the inconvenience you have suffered.
We will send a replacement within 2 working days and issue a refund for the missing t-shirts.
In relation to the discount, we will either send a credit note for your next order or apply the discount to your next order.
Once again, I hope you will accept my apologies. I will make sure this does not happen again.
If you have any questions, please do not hesitate to contact me.
Yours sincerely,
Laura Esteller
Le escribo en relación con su reclamo sobre su pedido número 1213.
Me gustaría disculparme por los inconvenientes que ha sufrido.
Enviaremos el reemplazo dentro de 2 días hábiles y emitiremos un reembolso por las camisetas faltantes.
En relación con el descuento, enviaremos una nota de crédito para su próximo pedido o aplicaremos el descuento en su próximo pedido.
Una vez más, espero que acepte mis disculpas. Me aseguraré de que esto no vuelva a suceder.
Si tiene alguna pregunta, no dude en ponerse en contacto conmigo.
Vocabulary
Unless: Si no
Although: Aunque
Despite: A pesar de
Shipment: Envío
Instead of: En lugar de
Damaged: Dañado
I haven’t received my order yet: No he recibido mi pedido todavía
Still: Todavía (a principio de frase)
Seems: Parece
Faulty: Defectuoso
Replace: Devolver el dinero/Reemplazar
I realized: Me di cuenta
Charge: Cobrar
In poor condition: En baja condición
Wrong: Equivocado
Overcharged: Cobrar de más
Wet: Mojado
Missing: Falta
In relation to: En cuanto a